“Dame 6 horas para cortar un árbol y pasaré las 4 primeras afilando el hacha”. Esta frase de Abraham Lincoln hace referencia a la importancia de prepararse bien cuando vamos a realizar una tarea. El sistema ERP que manejemos en nuestra empresa es nuestra herramienta de trabajo diaria, por lo que es una gran idea que antes siquiera de empezar a usarlo, tengamos claro cuál va a ser nuestra metodología de trabajo, así como la manera en la que vamos a organizar todos los datos que introduzcamos en él para sacarle el máximo partido.
Organizar nuestro stock, la parte más importante
Lo primero que tenemos que tener en cuenta es cómo vamos a organizar los artículos que vayamos introduciendo en nuestro sistema. Para ello, en Gesvision contamos con varios paneles que nos permitirán categorizar nuestros artículos.
El primero de ellos son las categorías (lentes, lentes de contacto, monturas, líquidos, etc). Además, de una manera muy visual y sencilla, podremos crear nuestro propio árbol de categorías, añadiendo, a su vez, subcategorías para tener una organización más completa (Ej: Categoría: Lentes – Subcategorías: Monofocales, Bifocales, Progresivos, etc.)
Otras opciones para categorizar nuestros productos son las marcas (Ray-Ban, Nike, Hugo Boss, etc) y los grupos, que nos permiten más libertad a la hora de categorizar los artículos. También podemos crear un listado de proveedores y asignar un artículo concreto a estos. Por último, podemos crear campañas personalizadas para asignar los productos que queramos a estas para, por ejemplo, hacer una tarifa especial durante esta campaña.
Aparte de la evidente ventaja que supone tener todo nuestro stock organizado, gracias a nuestra potente herramienta de generación de informes a medida, podremos sacar información concreta atendiendo a todos estos indicadores. De esta manera, podremos adelantarnos a posibles incidencias viendo de un vistazo rápido que artículos o marcas tienen más rotación; o creando tarifas específicas para artículos concretos que queramos darle salida. Toda una gran ventaja para aprovechar al máximo tu sistema ERP.
Control del movimiento de nuestros artículos
Una vez organizado nuestro stock de artículos, es importante que nuestro sistema ERP cuente con las herramientas necesarias para que podamos controlar el flujo de entradas y salidas de nuestros productos.
Ya sea que realicemos una compra a un proveedor, hagamos una venta, un traspaso entre locales, o tengamos una incidencia con algún artículo, todo debe quedar correctamente registrado en el sistema para que no haya descuadres y que podamos consultar esta información rápidamente. En Gesvision todos estos pasos se realizan de manera muy sencilla, permitiéndonos crear estos documentos en unos pocos clics. Además, cuando pasamos, por ejemplo, de un pedido a una venta, todos estos documentos quedan vinculados, permitiéndonos tener una trazabilidad completa de todas nuestras operaciones.
Todas estas herramientas son básicas, pero ¿y si, además, podemos contar con “atajos” que nos permitan generar estos documentos directamente desde una propia venta, por ejemplo? En este caso, con Gesvision, podemos consultar el stock de un artículo concreto o cualquier variación del modelo en el local desde donde estemos realizando la venta, así como en todos los locales que tengamos introducidos en el sistema. También desde la propia venta, podemos realizar una petición de traspaso a otro local, o incluso un pedido a proveedor. Todo quedará registrado en el sistema para que podamos consultar toda esta información en cualquier momento. Tal como vemos, las ventajas de tener nuestros productos bien categorizados y organizados son muy numerosas, sea cual sea el volumen de tu negocio.
En el próximo post, continuaremos hablando de otros factores muy importantes también para sacar el máximo partido a tu software de gestión. ¡No os lo perdáis!
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