La semana pasada hablábamos de la importancia de tener nuestro catálogo de artículos bien organizado y categorizado y de todas las ventajas que esto nos puede aportar para nuestro negocio. Hoy, continuamos con la explicación de cómo podemos sacar el máximo partido a nuestro ERP evaluando la importancia de otros factores.
Campos obligatorios y permisos de usuarios
Realizar un correcto esquema de permisos a nivel de usuario, así como que campos queremos que sean obligatorios de rellenar (en ventas, fichas de clientes, creación de artículos, etc) es de vital importancia para tener un control absoluto de todo lo que ocurre en nuestro negocio.
Configurar los distintos paneles y formularios para que contengan los campos que nos interesen, así como especificar cuáles de ellos son obligatorios de rellenar nos puede aportar numerosas ventajas. Por ejemplo, guardar el número de teléfono y el email de nuestros clientes nos permite, en caso de que nos den premiso expreso, realizar envíos de SMS o email con promociones o información importante sobre su pedido, todo ello desde el propio sistema.
El sistema nos permite también conocer cuáles de nuestros clientes hace tiempo que no se realizan un examen optométrico, o cuáles de ellos son usuarios de gafas graduadas, pero no de lentes de contacto, de modo que podamos crear una campaña de mail o SMS acorde a lo que estemos buscando.
Además, contar con un buen sistema de permisos a nivel de usuario es básico en las bases de datos de óptica, donde el volumen de datos que se puede llegar a manejar es muy cuantioso y sensible. Gesvision cuenta con un sistema de permisos “de gran fino” de manera que podemos configurar que partes del programa son accesibles para cada usuario y cuáles no, dándoles así acceso solo a las partes que necesiten para su operativa diaria.
Información financiera y contabilidad
Una acción que nos ahorrará mucho tiempo y nos supondrá una ventaja importante, es la de crear una estructura con los distintos datos financieros que vayamos a usar. De este modo, podemos asignárselos a clientes o proveedores para que el sistema los aplique automáticamente cuando vayamos a realizar una venta o una compra a estos. Por ejemplo, podemos crear las distintas condiciones de pago que nuestros proveedores nos faciliten para que automáticamente se apliquen al introducir una factura de dicho proveedor.
Si nuestro sistema ERP cuenta con módulo de contabilidad, mejor que mejor. En Gesvision, basta con introducir la fecha contable a la hora de crear una factura para que se generen de forma automática todos los asientos contables y apuntes de contabilidad. Además, podremos consultar todos los informes más importantes a nivel contable. Ya que todo se realiza de forma automática simplemente introduciendo la fecha contable, es una muy buena idea el marcar este campo como obligatorio en el formulario de facturas (tal como vimos en el post anterior).
Por otro lado, realizar cierres de caja diarios nos permitirá bloquear los distintos documentos que se han generado en el día para evitar posibles descuadres en la contabilidad. Por supuesto, existe la posibilidad de realizar cambios, pero siempre desde un usuario con los permisos adecuados para ello.
Estas son algunas de las buenas prácticas que podemos aplicar a la hora de sacarle el máximo partido a nuestro sistema ERP. Animamos a todos nuestros lectores a que las pongan en práctica para notar todas las ventajas que esto pueden aportarles. Y si aún no has probado Gesvision, no dudes en ponerte en contacto con nosotros para probar el mejor software para ópticas del mundo.
Comentarios recientes